Agent AI do zarządzania umowami i terminami
Wyzwanie
Firma miała kilkadziesiąt aktywnych umów z klientami i dostawcami — z różnymi terminami odnowień, wypowiedzeń, SLA i warunkami. Informacje leżały w plikach PDF na dysku, a terminy śledzono w arkuszu, który szybko się dezaktualizował. Przegapione odnowienia kosztowały automatyczne przedłużenia na niekorzystnych warunkach, a zapomniane terminy wypowiedzenia blokowały zmianę dostawcy.
Rozwiązanie
Agent AI przetwarza wszystkie umowy (PDF, DOCX), wyciąga kluczowe warunki — daty, kwoty, okresy wypowiedzenia, SLA, klauzule automatycznego odnowienia — i buduje żywy rejestr umów. Automatycznie przypomina o zbliżających się terminach z odpowiednim wyprzedzeniem, identyfikuje umowy do renegocjacji (np. wzrost cen powyżej progu) i przygotowuje drafty aneksów lub wypowiedzeń na bazie szablonów firmowych.
Proces wdrożenia
Digitalizacja umów
Agent przetwarza archiwum umów (PDF, DOCX, skany) — wyciąga kluczowe dane: strony, daty obowiązywania, kwoty, warunki odnowienia, okresy wypowiedzenia, SLA, klauzule szczególne.
Rejestr i kalendarz
Budowa żywego rejestru umów z automatycznym kalendarzem terminów. Każda umowa ma profil z kluczowymi warunkami, historią zmian i powiązanymi dokumentami.
System alertów
Wielopoziomowe przypomnienia: 90/60/30/14 dni przed terminem — z informacją, co wymaga działania (odnowienie, renegocjacja, wypowiedzenie) i kto jest odpowiedzialny.
Generacja dokumentów
Agent przygotowuje drafty wypowiedzeń, aneksów i odnowień na bazie szablonów firmowych i warunków konkretnej umowy. Osoba odpowiedzialna weryfikuje i wysyła.