Agent AI do analizy maili i automatycznych odpowiedzi o statusy projektów
Wyzwanie
Klienci agencji regularnie pisali maile z pytaniami o status projektów, terminy dostarczenia materiałów i postęp prac. Project managerowie poświęcali czas na zbieranie informacji z Jiry, rozmowy z zespołem i pisanie statusowych odpowiedzi. Przy 15+ aktywnych projektach odpowiedzi na maile statusowe zabierały znaczną część dnia pracy PM-ów — czasu, który powinni poświęcać na zarządzanie projektem.
Rozwiązanie
Agent AI monitoruje skrzynkę mailową, rozpoznaje zapytania o status i automatycznie przygotowuje odpowiedź. Łączy dane z systemu projektowego (Jira/Linear — statusy tasków, burndown, blocker), bazy wiedzy (kontekst projektu, ustalenia, scope) i kalendarza (nadchodzące milestone'y). Generuje zwięzłą, profesjonalną odpowiedź z aktualnym statusem, postępem prac, ewentualnymi ryzykami i następnymi krokami. PM weryfikuje draft i wysyła jednym kliknięciem lub pozwala agentowi odpowiedzieć automatycznie dla standardowych zapytań.
Proces wdrożenia
Klasyfikacja maili
Agent rozpoznaje typ zapytania: status projektu, pytanie o termin, prośba o materiały, zmiana scope, eskalacja. Dla zapytań statusowych uruchamia pipeline odpowiedzi, resztę przekierowuje do PM-a z tagiem.
Agregacja danych
Integracja z Linear (taski, statusy, blockers), Confluence (baza wiedzy, ustalenia projektowe), Google Calendar (milestone'y, spotkania) i Slackiem (ostatnie ustalenia w kanale projektu).
Generator odpowiedzi
Agent komponuje odpowiedź w tonie dopasowanym do klienta: formalny/nieformalny, szczegółowy/zwięzły. Uwzględnia historię konwersacji, aby nie powtarzać informacji.
Tryb pracy
Dwa tryby: draft (PM weryfikuje przed wysyłką) i auto (agent odpowiada sam na standardowe statusy). PM definiuje, które projekty i typy zapytań mogą być obsługiwane automatycznie.